Erfolgreiche IT-Projekte hängen nicht allein von der Technologie ab. Entscheidend ist, dass sich Menschen eingebunden, verstanden und begleitet fühlen. Im Interview erklärt Carmen Schneider, Projektmanagerin bei ontracon, welche Aspekte in der Kommunikation eine wesentliche Rolle spielen.
Zwischen Fachbereichen und IT vermitteln
Carmen, was ist deine Rolle in IT-Projekten bei ontracon?
Carmen Schneider: Ich arbeite seit etwa neun Jahren bei ontracon als Business-Process- und Projektmanagerin. Ich unterstütze mein Team dabei, zwischen den Geschäftsanforderungen der Kunden und der technischen Lösung eine Brücke zu schlagen. Außerdem begleite ich die Veränderungen in den Prozessen und Organisationsstrukturen in den Unternehmen.
Es ist meine Aufgabe, diese Prozesse so aufzustellen, zu planen und abzustimmen, dass das Unternehmen nach Projektabschluss den Systembetrieb als neue Aufgabe übernehmen kann. Das heißt: Unabhängig von ontracon können sie das System selbst betreiben, pflegen, anpassen und weiterentwickeln.
Was gefällt dir an dieser Position besonders?
Carmen: Ich mag die Arbeit mit Menschen. Schließlich geht es bei Veränderungen auch immer darum, die Menschen mitzunehmen. Was mir zusätzlich viel Spaß macht, dass ich selbst bei jedem Projekt fachlich viel dazulerne. Produktionsabläufe in der Großindustrie zum Beispiel finde ich faszinierend. Und genau diese Begeisterung hilft mir dabei, die Prozesse dahinter zu verstehen und den Menschen einfach gut zuzuhören.
Was bedeutet es für dich, gut zuzuhören?
Carmen: Technische Innovationen bringen, wie gesagt, Veränderungen in den Prozessen und organisatorischen Abläufen mit sich. Unter Umständen wandeln sich die Aufgaben der Mitarbeitenden. Sie müssen sich neu orientieren und sollen das Tool sinnvoll im Arbeitsalltag nutzen. Diese Aspekte werden oftmals unterschätzt.
Deshalb ist es wichtig zuzuhören, damit sich alle beteiligten Stakeholder mitgenommen fühlen. Nur wenn ich verstanden habe, welche konkreten Anforderungen ein Stakeholder oder Geschäftsbereich hat, dann können wir dafür die optimale IT-Lösung entwickeln.
Sind diese unterschätzten Aspekte deiner Meinung nach ein Grund, warum viele IT-Projekte scheitern?
Carmen: Ja, das ist eines der typischen Kommunikationsprobleme in IT-Projekten. Technische Lösungen sind nur dann erfolgreich, wenn sie strategisch zu den Unternehmenszielen passen, von den Menschen akzeptiert werden, die mit ihnen arbeiten, und zukunftsorientiert sind.
Wenn ein Unternehmen ein Tool einführt, das niemand nutzt, dann war die Investition umsonst. Strategische Ziele werden nicht erreicht und das Unternehmen ist weniger wettbewerbsfähig.
Die Anforderungen zu verstehen heißt, den Menschen zuzuhören
Wie gestaltest du das Anforderungsmanagement in IT-Projekten?
Carmen: In einem neuen Projekt beginne ich zunächst mit einigen Grundsatzfragen: Was erhofft sich die Person, wenn das Projekt abgeschlossen ist? Wie arbeiten sie im Moment? Wo gibt es Probleme? Was soll sich verändern oder in Zukunft anders laufen?
Und dann lasse ich meine Ansprechpartner aus ihrem Arbeitsalltag erzählen. Ich will ihre persönliche Geschichte hören. Dabei achte ich besonders auf emotionale Reaktionen. Ich frage dann nach, um die Thematik besser zu verstehen, und formuliere in meinen eigenen Worten, was ich verstanden habe.
Diese intensiven Gespräche liefern mir konkrete Ansatzpunkte, um daraus Geschäftsanforderungen abzuleiten. Zum Beispiel wünscht sich ein Stakeholder eigentlich, dass Prozesse beschleunigt werden oder transparenter ablaufen.
Wo siehst du in diesem Zusammenhang die größten Herausforderungen?
Carmen: Oftmals denken Menschen in dem System, mit dem sie tagtäglich arbeiten. Meine Aufgabe ist es dann, Anknüpfungspunkte zwischen dem derzeitigen und dem neuen System zu definieren und den Kunden genau damit abzuholen.
Gibt es spezielle Methoden, die du im Anforderungsmanagement von IT-Projekten nutzt?
Carmen: Ja, eine sehr gute Methode ist zum Beispiel die rollenbasierte, funktionale Anforderungsaufnahme. Das funktioniert wie eine Art Brainstorming: Die beteiligten Stakeholder überlegen, welche Aufgaben sie mit dem neuen System lösen wollen.
Auf der einen Seite definieren wir alle Rollen, die mit der zukünftigen Lösung arbeiten sollen, und auf der anderen die Funktionsanforderungen. Beispielsweise möchte ein Controller jederzeit Zugriff auf die aktuellen Verbrauchszahlen haben, ein Monteur will einfach und schnell neues Material bestellen und eine Führungskraft wünscht sich übersichtliche Reportings.
Diese Übung hilft dabei, das Systemdenken zu überwinden und eher die Aufgaben und Anforderungen zu sehen. Dafür braucht es kein technisches Know-how. Auf diese Weise entstehen Lösungen, die fachlich sinnvoll, wirtschaftlich tragfähig und langfristig nutzbar sind.
IT-Projektkommunikation: Warum eine offene Feedbackkultur und zu besseren Ergebnissen führt
Im Verlauf eines Projektes gibt es sicher ab und zu Missverständnisse. Wie geht ihr mit solchen Situationen um?
Carmen: Wenn Missverständnisse passieren, ist es mir wichtig, dass die Person – oder auch ich selbst – nicht einfach aus dem Meeting geht und sich ärgert. Stattdessen setze ich auf einen wertschätzenden, offenen Umgang: Nachfragen, wie die Person das gemeint hat, ihr die Chance geben, sich noch mal zu erklären. So lassen sich viele Irritationen schnell lösen. Trotz einer angespannten Situation sollte die Kommunikation untereinander achtsam und ernsthaft bleiben.
Diese offene Art der Auseinandersetzung gibt uns die Chance, aus Fehlern zu lernen und Dinge beim nächsten Mal anders oder besser anzugehen.
Was hilft auf organisatorischer Ebene, die Kommunikation in IT-Projekten optimal zu gestalten?
Carmen: Das Fundament bildet eine gute Projektorganisation. Wir definieren zu Anfang klare Rollenbilder und Aufgaben sowie Ansprechpersonen für die verschiedenen Themen. Außerdem setzen wir Termine für die jeweiligen Aufgabenpakete. Das erleichtert ein regelmäßiges Follow-up zum Projektstatus und ermöglicht eine angemessene Reaktion, wenn die Zeit knapp wird.
Alle Projektbeteiligten sollten wissen, was in wessen Verantwortungsbereich fällt, wer in welchem Fall berät, wer entscheidet und wer informiert werden muss.
Ein Kommunikationsplan hilft außerdem dabei, zu bestimmten Zeitpunkten im Projekt die jeweiligen Stakeholder zu informieren, zum Beispiel wenn es Änderungen gibt, wir ihre Mitarbeit benötigen oder ein neuer Meilenstein erreicht ist.
Zudem setzen wir uns in regelmäßigen (virtuellen) Teammeetings zusammen, um Feedback zu geben und die nächsten Schritte zu besprechen.
Welche Ergebnisse lassen sich durch euren Kommunikationsansatz feststellen?
Carmen: Wir haben die Erfahrung gemacht, dass eine konstruktive, offene und wertschätzende Teamatmosphäre zu besseren Projektergebnissen führt. Die Projektbeteiligten sind weniger gestresst, auch wenn der Druck mal größer ist. Wenn sich die Menschen eingebunden fühlen, engagieren sie sich stärker. Ich muss mich viel weniger mit ihnen über das Einhalten von Terminen, Projektzielen oder Aufgaben auseinandersetzen.
Ist diese Art der Projektkommunikation nur etwas für Großkonzerne oder auch für mittelständische Unternehmen geeignet?
Carmen: Diese Art der Kommunikation ist für alle Unternehmensgrößen geeignet. Denn Kommunikation geschieht von Mensch zu Mensch, unabhängig von der Projekt- oder Teamgröße.
Es ist vielmehr die Frage, wie groß die geplante technische Veränderung für die Mitarbeitenden im Unternehmen ist. Wenn ich Menschen in Veränderungsprozessen die Möglichkeit gebe, Einfluss zu nehmen oder sich einzubringen, dann fällt es ihnen viel leichter, sich mit der neuen Situation anzufreunden.
Vielen Dank für das Interview, Carmen.
Wenn Sie ein IT-Projekt planen und dabei Wert auf klare Kommunikation, Akzeptanz im Unternehmen und nachhaltige Lösungen legen, sprechen Sie mit uns. Wir entwickeln gemeinsam einen passenden Weg.
Ihr Ansprechpartner: Joscha Strozynski
